Hoe je claims wegens auteursrecht op plantenfoto's en schikkingsvoorstellen van $600 kunt voorkomen

Bijna iedereen in de tuinbranche heeft wel eens een brief als deze gezien: je hebt een foto op je website geplaatst en ontvangt plotseling een brief waarin je wordt gevraagd te bewijzen dat je hiervoor een geldige licentie hebt. Kun je dat niet, dan krijg je een schikkingsvoorstel voorgelegd dat zomaar $ 600 of meer kan bedragen voor één enkele foto.

Hoe werkt dit precies? Is het wettelijk toegestaan? En, nog belangrijker, hoe kun je voorkomen dat je deze claims krijgt voor eenvoudige plantenfoto's?

Hoe deze bedrijven te werk gaan

Bekende namen in deze "industrie" zijn Visual Rights Group, Permission Machine, Copytrack en PicRights.

Visual Rights Group heette voorheen Permission Machine. In 2024 kondigde Visual Rights Group een fusie aan met Copyright Agent, een ander bedrijf dat op hetzelfde gebied actief is. De bedrijven gebruiken technologie om online foto's te vinden die mogelijk zonder geldige licentie worden gebruikt.

Ze werken meestal in opdracht van fotografen of fotobureaus. Hun software scant websites, vergelijkt afbeeldingen met de fotobibliotheken van hun klanten en identificeert mogelijk ongeoorloofd gebruik.

Als ze een match vinden, kun je een brief ontvangen met een screenshot van de afbeelding op je website, een verzoek om je licentie te tonen en een voorgesteld schikkingsbedrag.

Visual Rights Group is geen advocatenkantoor. Het omschrijft zichzelf als een legal-tech bedrijf dat de handhaving van auteursrechten voor fotografen en bureaus verzorgt. Het gestelde doel is om deze zaken op te lossen voordat het tot een rechtszaak komt.

Dat onderscheid is belangrijk. De eerste brief die je ontvangt is normaal gesproken een claim wegens inbreuk op het auteursrecht of een schikkingsvoorstel, geen boete die door een rechter is opgelegd.

Voor het fotobureau kan dit type handhaving aantrekkelijk zijn omdat een groot deel van het opsporingsproces geautomatiseerd is. Voor het handhavingsbedrijf maakt het verwerken van grote aantallen claims het proces bovendien schaalbaar.

Als voorbeeld: je ontvangt het onderstaande schikkingsvoorstel, dat overigens echt is. Het fotobureau krijgt € 180 en er wordt nog eens € 354,75 in rekening gebracht voor handhavings- en andere kosten.

Dat is veel geld voor een proces dat begint met geautomatiseerde beelddetectie en een gegenereerde brief, nietwaar?

Waarom het gebeurt

Laten we eerlijk zijn: veel bedrijven hebben in het verleden wel eens een foto gedownload van Google Afbeeldingen, dachten niet te veel na over licenties en hebben deze op hun website geplaatst.

Zo eenvoudig is het.

Maar dat betekent niet dat het was toegestaan. Iemand heeft tijd en geld gestoken in het maken van die foto, en het vinden van een afbeelding op Google geeft je geen toestemming om deze te gebruiken.

Ik beweer dan ook niet dat fotografen geen vergoeding zouden moeten krijgen.

Het probleem begint wanneer de geëiste schikking totaal niet in verhouding lijkt te staan tot de normale commerciële waarde van de foto. Bij mijn vorige bedrijf downloadden we bijvoorbeeld legaal foto's van Shutterstock. De effectieve kosten waren soms minder dan € 1 per download.

Bijna tien jaar later kregen we brieven waarin werd beweerd dat foto's zonder toestemming op websites waren gebruikt. Gelukkig konden we na al die jaren de originele Shutterstock-licenties nog traceren. Maar stel dat we dat niet hadden gekund.

Zou het dan echt redelijk zijn om bijna € 600 te eisen voor een foto die oorspronkelijk voor minder dan € 1 in licentie had kunnen worden gegeven? Dat is waar deze claims frustrerend worden, nog afgezien van de verloren tijd.

En er is nog een reden waarom je fotolicenties vandaag de dag serieuzer zou moeten nemen dan wellicht tien jaar geleden. Technologie maakt het mogelijk om dezelfde afbeelding op duizenden websites terug te vinden. Een foto die jaren geleden is geüpload, kan nu automatisch worden gedetecteerd overal waar deze online verschijnt. Het maakt niet uit of je stagiair het heeft gedaan of jijzelf!

Zijn deze claims altijd terecht?

Nee, maar dat betekent niet dat je ze simpelweg moet negeren.

Er zijn rechtszaken geweest waarin kritiek werd geuit op deze handhavingsmethoden. In een Belgische zaak uit 2021 wees de ondernemingsrechtbank van Gent bijvoorbeeld claims af die waren ingediend door Permission Machine, nu Visual Rights Group, met betrekking tot drie foto's.

De rechtbank uitte onder meer kritiek op het onvoldoende bewijs met betrekking tot de betrokken rechten, de berekening van de geëiste bedragen en de manier waarop het handhavingsproces was aangepakt. De rechtbank omschreef Permission Machine in die specifieke zaak zelfs als een "auteursrechttrol", waar ik het overigens volledig mee eens ben. Het klinkt dramatisch, maar trek er niet de verkeerde conclusie uit.

Dezelfde juridische analyse van dat vonnis maakt ook één ding heel duidelijk: de basisregel blijft dat je normaal gesproken toestemming nodig hebt om de foto van iemand anders te gebruiken. Een rechterlijke uitspraak tegen één handhavingsbedrijf maakt het kopiëren van afbeeldingen van Google dus niet plotseling legaal.

Het laat wel zien dat een sommatiebrief ook niet automatisch als een onbetwistbare factuur moet worden beschouwd.

Zij moeten immers nog steeds kunnen aantonen om welke afbeelding het gaat, wie de eigenaar is van of de controle heeft over de desbetreffende rechten, waarom jouw gebruik ongeoorloofd was en hoe het geëiste bedrag is berekend. En dat bedrag moet redelijk zijn!

Hoe je het kunt voorkomen

Het vinden van goede botanische foto's is lastig. Wij weten dat als geen ander, aangezien we daar al meer dan twintig jaar mee bezig zijn. Tuincentra en kwekerijen verkopen duizenden verschillende soorten en cultivars, en klanten verwachten online een foto te zien. Dat maakt het verleidelijk om elke afbeelding te gebruiken die je maar kunt vinden.

Maar foto's downloaden van Google Afbeeldingen is niet de oplossing. Je moet weten waar elke foto vandaan komt en wat je ermee mag doen. En, heel belangrijk: bewaar dat bewijs.

Als je vandaag een stockfoto koopt, kun je over acht jaar een auteursrechtclaim ontvangen. De medewerker die de foto heeft gedownload, is inmiddels misschien uit dienst. De website is wellicht al drie keer vernieuwd. Je Shutterstock-account is misschien niet meer actief. Bewaar licenties, facturen en downloadgegevens op een centraal toegankelijke plaats.

Dit is ook een van de redenen waarom we Open Plant Data hebben ontwikkeld.

Wij helpen tuincentra en kwekerijen om plantenfoto's te gebruiken zonder dat ze voor elke individuele plant het internet hoeven af te zoeken. Wij bezitten of beheren de benodigde rechten voor de foto's die we leveren en stellen deze onder een duidelijke licentie ter beschikking aan onze klanten.

Dus in plaats van je over vijf jaar af te vragen waar een foto vandaan komt, weet je precies wat je rechten zijn. Beter nog, onze foto's zijn gekoppeld aan de daadwerkelijke cultivar. Zo voorkom je niet alleen licentieproblemen, maar vermijd je ook een ander veelvoorkomend probleem in de tuinbranche: het tonen van een prachtige plantenfoto aan klanten die achteraf de verkeerde cultivar blijkt te zijn.

Wat als je al een brief hebt ontvangen?

Eerst en vooral: geen paniek. Deze brieven worden naar veel bedrijven gestuurd. Maar negeer ze ook niet.

Controleer of je daadwerkelijk een licentie hebt, verzamel alle beschikbare documentatie en neem de brief serieus in plaats van deze simpelweg te negeren. Over schikkingen kan soms aanzienlijk lager worden onderhandeld, en in sommige gevallen kunnen claims in hun geheel worden betwist.

Als je geen licentie kunt vinden, verwijder de afbeelding dan onmiddellijk van je website. Het verwijderen ervan laat de bestaande claim niet automatisch verdwijnen, omdat de foto al gepubliceerd is geweest, maar er is weinig reden om een afbeelding te blijven gebruiken als je twijfelt over je rechten.

Doorzoek oude stockfoto-accounts, facturen, e-mails, website-archieven en gegevens van je voormalige webbureau. Wellicht had je destijds wel degelijk een licentie en ben je deze simpelweg vergeten.

Kijk vervolgens goed naar de claim zelf. Wie is de fotograaf? Wie is de rechthebbende? Welk bedrijf vertegenwoordigt de handhavingspartij? Wat zou een normale licentie voor deze afbeelding hebben gekost? En hoe zijn ze tot het geëiste bedrag gekomen?

Ga er niet van uit dat het eerste bedrag in de brief noodzakelijkerwijs het bedrag is dat je uiteindelijk moet betalen. Onze ervaring is dat tegengas geven en het stellen van verstandige vragen een aanzienlijk verschil kan maken.

Maak tegelijkertijd niet de fout te denken dat deze bedrijven nooit verdere stappen ondernemen. De verstandige aanpak ligt dus ergens in het midden. Betaal niet meteen een claim van $ 600 zonder deze te controleren. Geef niet meteen toe dat je inbreuk hebt gemaakt op het auteursrecht. Maar gooi de brief ook niet in de prullenbak.

En voor de toekomst: zorg ervoor dat elke plantenfoto op je website vergezeld gaat van iets dat steeds waardevoller wordt: een licentie die je ook daadwerkelijk kunt terugvinden.